04

Operatie

Na de handtekening begint het echte werk.

Factuurcontrole, mandaataanpassingen, leveranciersprestaties: het dagelijkse energiewerk hoort niet op het bureau van een CFO of facilitair manager. Wij toetsen facturen aan contract, meetdata en tarieven, met opvolging van afwijkingen en wij laten onterecht gefactureerde bedragen corrigeren en volgen de afhandeling tot ze verwerkt zijn. Je ziet in PowerQ Connect wat er speelt; wij zorgen dat het klopt.

Ga snel naar

Factuurcontrole

Elke leveranciersfactuur, regel voor regel gecontroleerd.

Energiefacturen worden zelden volledig gelezen door finance; daar is geen tijd voor. Wij doen dat wel: per locatie, per contract en tegen het gemeten verbruik. De correcties die daaruit voortkomen zijn elk jaar substantieel, zeker bij portefeuilles met veel locaties en doorbelaste kosten.

Wanneer relevant

Bij veel locaties of wisselende leveranciers, ingewikkelde doorbelaste kosten, of budgetafwijkingen die niemand intern kan verklaren.

Wat het oplevert

Alleen facturen die kloppen worden betaald. Foutieve bedragen worden teruggevorderd en elke correctie wordt zichtbaar gerapporteerd in PowerQ Connect.

Hoe we dit doen

  • Controle tegen contract, meetdata en tarieven

  • Terugvordering van foutief gefactureerde bedragen

  • Signalering van structurele afwijkingen per leverancier

  • Maandelijkse rapportage van correcties en besparingen

Mandaatbeheer

Het mandaat beweegt mee met jouw organisatie, gecontroleerd en gedocumenteerd.

Organisaties staan niet stil: er komen locaties bij, gebouwen gaan af, verbruiksprofielen veranderen door verduurzaming of groei. Wij verwerken die mutaties in de portefeuille en herijken het mandaat wanneer de uitgangspunten wijzigen, zodat inkoopbeslissingen nooit op verouderde aannames rusten.

Wanneer relevant

Bij overnames of verkoop van locaties, een andere risicobereidheid, nieuwe verduurzamingsdoelen, of structurele veranderingen in het verbruik.

Wat het oplevert

Een mandaat dat actueel blijft, met een volledige audittrail van elke aanpassing: bestuurlijk verantwoord en zonder ruis in de uitvoering.

Hoe we dit doen

  • Periodieke herijking met finance en bestuur

  • Verwerking van locatie- en verbruiksmutaties

  • Bijstelling van afdekking en budgetten

  • Volledige audittrail van elke aanpassing

Plan een afspraak

Benieuwd hoeveel tijd en geld de energie-operatie je nu kost?

Loek Hulsbergen Founder & Managing Director

Neem twaalf maanden facturen mee. In een vrijblijvend gesprek van 45 minuten kijken we er samen naar. Je krijgt een eerste beeld van wat het voor je tarief, je risicoprofiel en je rapportage betekent als je al je locaties samen inkoopt. Past onze aanpak niet bij je situatie, dan zeggen we dat ook.

Plan een gesprek van 45 minuten

Leveranciersescalaties

Als een leverancier niet levert, escaleren wij, niet jij.

Trage aansluitingen, verkeerde facturen, switches die blijven hangen: leveranciersproblemen kosten intern veel tijd omdat niemand de juiste ingang kent. Wij kennen de escalatiepaden en de mensen bij elke leverancier, en meten structureel hoe leveranciers presteren.

Wanneer relevant

Bij trage aansluitingen of switches, terugkerende factuurfouten, gebrekkige service, of geschillen over levering en verrekening.

Wat het oplevert

Problemen worden opgelost zonder dat jouw team er tijd aan kwijt is, en leveranciersprestaties wegen mee bij de volgende tender.

Hoe we dit doen

  • Eén aanspreekpunt voor alle leveranciersissues

  • Escalatie via vaste contacten per leverancier

  • Prestatiemonitoring per leverancier, per kwartaal

  • Geschilafhandeling tot en met de verrekening

Operatie

Veelgestelde vragen

Vaker dan de meeste organisaties denken. Verkeerde tarieven, dubbele aansluitingen, onjuiste capaciteiten en fout doorbelaste kosten komen in vrijwel elke portefeuille voor die wij scannen. Bij organisaties met veel locaties zijn de correcties elk jaar substantieel.

Daarom controleren wij elke factuur regel voor regel tegen het contract, de meetdata en de geldende tarieven, vóórdat er wordt betaald.

Bij de meeste organisaties ligt de informatie over energie verspreid over leveranciers, landen en afdelingen. In PowerQ Connect zie je alles op één plek: facturen, correcties, posities, wijzigingen en hoe leveranciers presteren. Koop je individueel in, dan stel jij het mandaat vast. Koop je collectief in, dan bepalen wij de inkoopstrategie voor de groep. In beide gevallen zie je elke beslissing terug, en kun je nagaan wat we hebben gedaan.

Bij een faillissement word je tijdelijk ondergebracht bij een andere leverancier. Wij regelen daarna zo snel mogelijk een nieuw contract en zorgen dat lopende posities goed worden verrekend. Omdat wij leveranciers vooraf en tijdens de looptijd controleren, is de kans klein dat dit voorvalt.

Ga naar de volgende fase

05 Rapportage